CASŤ 1: Tri piliere prípravy

Som si takmer istá, že ste za posledné obdobie absolvovali nejedno online stretnutie. Tie v poslednom období zažívajú veľký boom. Online spôsob sa ukazuje byť praktický. Obsah sa k nám ľahko dostáva domov do obývačky, záhrady, auta, pri nákupe. Šetrí čas i peniaze. Je organizovanie online stretnutí náročnejšie, alebo je oproti tým fyzickým jednoduchšie?

Počas angažovania sa v OpenHRForum som sa dostala k organizovaniu online stretnutí. Tie počas pandémie nahradili pravidelné meet-upy s HR komunitou. Začínali sme s malou dušičkou. Pri siedmom sme sa v porovnaní s tými fyzickými prihovárali štvornásobku účastníkov a využívali najrôznejšie vychytávky ako napríklad detailný scenár, procesnú mapu, vzory komunikácie v chate. OpenHRForum (ďalej len OHRF) je najmä o zdieľaní a vzájomnej inšpirácii. Preto som sa rozhodla podeliť o moje – naše učiace sa momenty z organizovania online stretnutí v chronologicky zostavenom štvordielnom seriáli na pokračovanie.

V tom dnešnom sa dozviete: 

• Čo je najnutnejšou podmienkou na začiatku
• Kto všetko je zapojený do realizácie
• Ako na propagáciu

Mať jasný cieľ je nutná podmienka

Je zrejmé, že organizovanie úspešného stretnutia si vyžaduje dôkladnú, niekoľko dní či týždňov trvajúcu prípravu. Najdôležitejším krokom je uvedomenie si aké stretnutie chcem organizovať, čiže definovanie hlavného cieľa a odpovedanie si na otázku „Prečo to robím a čo chcem dosiahnuť?“. Od toho sa odvíja určenie si cieľovej skupiny a formátu. Pôjde o rozhovor, workshop pre komunitu marketérov, milovníkov módy, či zvárania? V našom OHRF prípade je cieľom zdieľanie skúseností s fungovaním firiem a zavádzaním opatrení nielen počas obdobia pandémie, vzájomné inšpirovanie sa, učenie a networking v rámci i mimo HR komunity.

Ak máte ujasnený cieľ, môžete začať s plánovaním. Jeho prvým bodom je určenie termínu a času. V prípade jedného podujatia je výber na vás. Stojí za to preveriť či nekoliduje s podobným stretnutím, alebo veľkou akciou, zaujímavou pre vašu cieľovú skupinu. Ak plánujete sériu, je účelné stanoviť si periodicitu – napríklad raz štvrťročne, druhý štvrtok v mesiaci, o 8:30 hodine. 

Hlavnou hviezdou podujatia je...

Poznanie publika, resp. jeho vyšpecifikovanie je kľúčové. Iné je robiť akciu pre odbornú verejnosť a iné pre mix ľudí. Je potrebné identifikovať to, čo účastníkov pritiahne a bude motivovať zotrvať do konca. Presne to nás vedie k obsahu, relevantnej téme a výberu hostí. V prípade OHRF sú cieľovou skupinou HR manažéri, HR špecialisti, CEOs a iní profesionáli.

Hostiaby mali súvisieť s témou a byť dostatočne príťažliví pre publikum, či už svojou osobnou značkou, skúsenosťami, odbornosťou. S hosťami je v prvom kroku dôležité potvrdiť ich účasť, najlepšie do odoslania pozvánky. Zároveň majte v zálohe back-up plán, ak by vám niektorý z nich narýchlo odriekol účasť. Následne je potrebné vysvetliť hosťom účel akcie, prejsť tematické okruhy, vyjasniť si očakávania na nich a zistiť o ich situácii, kontexte a histórii viac. Kvalitný prípravný rozhovor prinesie zaujímavé inšpirácie pri dotváraní scenára, pomôže hostí adresnejšie uviesť, klásť im relevantné otázky. To zabezpečí plynulejší priebeh daného vstupu. S hosťami je niekedy potrebné byť v kontakte viackrát. V priemere to býva dva až trikrát a prvý kontakt je spravidla štyri týždne pred stretnutím.

„Teamwork makes the Dreamwork“. Verím, že ste si toto heslo zažili aj na vlastnej koži. Z mojej skúsenosti to platí stopercentne. Ak chcete zrealizovať úspešné stretnutie, je vhodné zostaviťrealizačný tím na začiatku príprav. Určite by ste to zvládli aj sami. S podporou a rozdelením úloh medzi jednotlivých členov tímu to všetko pôjde oveľa ľahšie.

Významnú úlohu zohráva moderátor. Túto rolu máme spojenú s prípravou a organizáciou stretnutia (zostavenie programu, scenára, komunikacia s hosťami a ich brífing, organizovanie a vedenie generálky, príprava prezentácie, sledovanie činností ostatných tímov a pod.), čo si vyžaduje nemalý čas a energiu. Napriek tomu patrí hlavný priestor, a teda svetlá reflektorov hosťom. Dlhý monológ, časté komentovanie, prezentovanie svojich skúseností na úkor hosťa nikoho nezaujíma. Na druhej strane musí moderátor držať opraty akcie pevne v rukách. Heslo by malo byť: „Riadiť, ale nevadiť“. Tým, že si moderovanie vyžaduje plnú koncentráciou a vytvára tlak, je užitočné vytvoriť si vhodné podmienky. Dobre sa vyspať, napiť sa, nebyť nikým rušený (rozprávajúci kolegovia v pozadí, štrngot šálok v kaviarni, či plačúce dieťa sú výborní vyhadzovači z konceptu), dopredu skontrolovať svetlo kvôli obrazu na kamere, zvuk mikrofónu, internet pripojenie, či úprava zovňajšku pridajú na profesionálnom dojme. V našom prípade máme dvoch moderátorov a každý z nich si berie na starosť jedného hosťa, s ktorým nadviaže úvodný kontakt, podrobne prechádza detaily jeho výstupu, poskytuje tipy a triky, usmerňuje čo je vhodné a čo je menej účinné.

Ďalšími aktérmi sú propagačný tím (jeho úlohou je návrh pozvánky, registrácia, vytváranie postov na sociálnych sieťach, grafika a pod.), technická podpora (spúšťanie prezentácie, videa, anketových otázok, archivácia chatu), manažér chatu (ten počas stretnutia sleduje aktivitu na ňom, kladie otázky pre účastníkov, zhŕňa komentáre, zdieľa spomenuté odkazy a nakoniec tlmočí otázky adresované hosťom). V rámci OHRF sa snažíme rotovať a vyskúšať viaceré zodpovednosti. Tým si budujeme nové zručnosti a vzájomnú zastupiteľnosť.

Svet o vás musí vedieť, inak to nejde

Propagácia podujatia je veľmi významná časť jeho organizácie. V online priestore nájdete veľa aplikácii, ktoré ponúkajú komplexný event manažment od vytvorenia pozvánky, registráciu účastníkov, mailingu a kampaní, cez sledovanie štatistík. My sme si pre tento účel zvolili aplikáciu Eventbrite. V prípade neplateného stretnutia je k dispozícii zdarma, v opačnom prípade sa platí určité percento z predanej vstupenky. Vo vašom konte sa vytvára  databáza účastníkov, ktorých môžete oslovovať v budúcnosti. Pozor však na GDPR! Samotný systém to nerieši, preto využívame klauzulu na konci pozvánky. Na začiatku v systéme vytvárame nové podujatie, ktoré automaticky po jeho zverejnení vytvára online pozvánku. Tú uverejňujeme dva týždne pred akciou cez Linkedin a Facebook. Náš OHRF tím spolu s hosťami využíva vlastné distribučné kanály. Prihlasovací link na podujatie uverejňujeme v automatickej odpovedi pri potvrdení registrácie, ktorý je zaslaný účastníkovi na email. Osvedčilo sa nám nezverejňovať prihlasovacie údaje hneď v pozvánke, nakoľko nemáte prehľad o počte prihlásených, je náročné zacieliť komunikáciu a netvoríte databázu účastníkov. Do samotného stretnutia uverejňujeme ďalšie tri až štyri príspevky na sociálnych sieťach, v ktorých promujeme tváre hostí, navnaďujeme článkami k téme, či videami. Týždeň pred podujatím využívame internú databázu účastníkov, ktorým posielame pripomienku / mailing cez Eventbrite. Najviac prihlásených býva v deň „vykopnutia“ podujatia na soc. sieťach a potom po zaslaní mailingu. Do príspevkov dávame stručný text spolu so skráteným linkom na registráciu (využívame bitly.com a na FB sa dá priamo prepojiť na registráciu) a ilustračný obrázok, ktorý dotvárame v canva.com. Obrázky čerpáme z vlastnej databázy alebo unsplash.com. Pre rýchlosť a jednotnosť sme si vytvorili branding design manuál s definovanými preferenčnými fontami, farbami a štýlom.

Ak ste sa v čítaní dostali až sem, verím, že ste objavili pár užitočným postrehov. V druhej časti sa budem venovať témam ako je dôležitosť kvalitného technického zabezpečenia, zásady prípravy scenára, prezentácie a aj prečo je dôležité urobiť si skúšku podujatia vopred.

O autorke:

Volám sa Marcela Krajčová a som HR nadšenec. Vzdelaním, profesiou i skúsenosťami sa venujem práve tejto oblasti. Momentálne na plný úväzok dostávam životné lekcie ako mama dvoch detí na materskej. Pôsobím ako People&Culture Manager v spoločnosti Philip Morris Slovakia. Zároveň sa angažujem ako dobrovoľník v komunite HR nadšencov OpenHRForum, kde spoluorganizujem, moderujem a administrujem rôzne online či offline podujatia. Mám za sebou skúsenosti v HR Consultingu, HR Business Partneringu v oblasti Learning&Development, Talent Acquisition, Transformation, Regional & Global Change Management. Baví ma byť aktívna, neustále na sebe pracovať a prinášať pridanú hodnotu pre svoje okolie.