ČASŤ 2: Pred veľkým finále

Dostali ste sa k druhej časti zo série príspevkov na pokračovanie venovaným organizovaniu online stretnutí. V prvej bola zdôraznená potreba definovania cieľa ako nutnej podmienky, od ktorého sa odvíja zostavenie obsahu, výber formátu a hostí. Kľúčové je vyskladanie dobre fungujúceho realizačného tímu, kde významnú úlohu zohráva moderátor. Ten môže prebrať rolu organizátora, zostavovateľa scenára a byť v kontakte s hosťami. Na záver boli popísané zásady funkčnej propagácie. V tejto časti sa budeme venovať:

• Technickému zabezpečeniu stretnutia
• Dokumentom, ako je prezentácia a scenár
• Generálke, alebo skúške stretnutia „nanečisto“

Technická stránka je alfa a omega kvalitného online stretnutia

Nosnou časťou technickej stránky je výber online konferenčnej platformy. Možností je viacero – Teams, Google Hangout, Skype, Webex a pod. V OpenHRForum sme si zvolili ZOOM. Ten, ako aj podobné systémy nie sú komplikované na používanie, prirodzene s potrebou zaučenia sa a praxe. Vytvorenie vlastného konta trvá niekoľko minúť a podujatia s dĺžkou do štyridsať minút poskytuje neplatená verzia. My používame platenú vďaka The Bridge – English Language Centre, nakoľko tie naše trvajú sedemdesiatpäť minút. ZOOM má príjemné technické vychytávky na aktiváciu publika ako chat, whiteboard, breakout rooms, možnosť prihlásenia sa z publika, anketové otázky, tzv. polls a pod. Pred samotnou realizáciou je prospešné ak sa moderátor, alebo človek dedikovaný na technickú podporu oboznámi s jednotlivými funkcionalitami pri spúšťaní prezentácie, anketových otázok, prepínaním obrazovky a pod. Ako dobrý nácvik slúžia organizačné stretnutia realizačného tímu, príprava hostí a generálka. Naším zámerom je uistenie sa, či technicky všetko funguje tak ako má. Práve táto stránka môže najviac prekvapiť pri samotnej realizácii.

K zasadám prevencie pred technickými nedostatkami patrí:

• Radšej kábel ako wifi;
• Kvalitné slúchadlá sú lepšie ako mikrofón z notebooku;
• Izolovaná miestnosť bez echa, či iných ruchov je podmienka;
• Mať po ruke ešte jedno zariadenie na núdzové pripojenie ak vám napríklad dôjde baterka, alebo sa spustí neočakávaná aktualizácia s reštartom počítača;
• Spustená kamera je podmienka ak ste moderátor či hosť;
• Aby ste dobre vyzerali na obraze vopred si to vyskúšajte. Chybu neurobíte ak budete sedieť v dobre osvetlenej miestnosti, ideálne aby vám svetlo smerovalo do tváre (ale s citom), kamera bola o niečo vyššie nad úrovňou očí (určite nie pohľad zdola). Chvíľku pozornosti venujte aj zovňajšku;
• Ak moderujete a zároveň technicky zabezpečujete priebeh stretnutia (spúšťanie prezentácie a pod.) je užitočné pripojiť sa aj z ďalšieho zariadenia (tablet, telefón) aby ste mali prehľad čo vidia ostatní. Tu však pozor na internet, ktorý môžete takto preťažiť.  

Prezentácia a scenár sú výbornou oporou

Ako by mala vyzerať prezentácia a ako s ňou pracovať sa popísalo veľa, preto zhrniem pár osvedčených zásad:

• Prezentácia nie je nutná podmienka. Každopádne vizuál pomáha zorientovať sa účastníkom ak sa stratia v dejovej línii, alebo sa pripoja neskôr. Minimálne majte na slide tematický okruh, dotvorený ilustračným obrázkom, grafikou;
• Vizuálne by mala kopírovať zaužívaný dizajn;
• Málo textu a veľké písmená sú samozrejmosť. Myslite na to, že účastníci sa pripájajú aj cez mobily, tablety a pod.;
• Ak má hosť priestor 20 minút, dajte pozor nech sa nestane otrokom slidov, alebo dlhého ilustračného videa. Hrozí predĺženie jeho časti a skrátenie toho najzaujímavejšieho v závere. Častým zlodejom býva dlhé predstavovanie seba alebo firmy. Majte pravidlo maximálne päť slidov a dve až tri vety o firme. Tu ste odborníci vy. Snažte sa trvať na svojich odporúčaniach ak bude mať hosť iný názor (stalo sa nám, že na dvadsať minútový vstup bola pripravená prezentácia s tridsiatimi slidami, či päť minútové video o firme, ktoré vo finále nezaujalo);   
• Prezentáciu si pripravte najneskôr dva dni pred akciou a skontrolujte či všetko funguje;
• Ak máte v prezentácii video, radšej si ho stiahnite do počítača. Inak riskujete, že sa vám bude dlho naťahovať napr. z Youtube. Taktiež si skontrolujte zvuk pri prehrávaní. ZOOM pri zdieľaní obrazovky má v menu možnosť zaškrtnutia prehrať zvuk z videa čo zaručí, že bude dobre počuteľné publikom a nielen na vašom počítači.

Veľkým pomocníkom je detailný scenár. Slúži ako perfektné vodítko v priebehu stretnutia na sledovanie jeho sledu a najmä ustráženie si času, ktorý letí extrémne rýchlo. Jeho štruktúra pozostáva z detailného časového harmonogramu po minútach, podrobného popisu jednotlivých blokov (napríklad: Prvá časť / otvorenie podujatia => krátke privítanie, zasadenie kontextu, predstavenie moderátorov, anketová otázka s cieľom zistenia skladby účastníkov), zodpovednú osobu za daný blok a čo sa deje na technickom pozadí – audio, obrazovka, chat. Pri opakovaných stretnutiach je dobrou pomôckou vypracovaná procesná mapa celej organizácie od začiatku až po koniec. V rámci OpenHRFora ju využívame na kontrolu či sme na niečo nezabudli a zaškolenie nových členov tímu.

A ide sa do finále

Generálka, čiže vyskúšanie si online stretnutia „nanečisto“ sa osvedčila ako dobrá prax. Tú je vhodné zorganizovať jeden - dva dni pred samotným podujatím. Jej obsahom je prejdenie si celého programu s časovaním, spustenie prezentácie, skúška anketových otázok, načasovanie kladenia otázok hosťom a pod. Zúčastňujú sa na nej moderátori, manažér chatu, technická podpora, propagačný tím. Vhodné je mať prítomných hostí. Cieľom je prepojenie nielen kľúčových aktérov, informácií, ale aj doladenie detailov a odstránenie prípadných nedostatkov.

Máme za sebou podstatnú časť organizácie a ešte to ani nevypuklo. Ak sa vám podarí myslieť na cieľ, publikum, propagáciu, technické zabezpečenie, zostaviť dobre fungujúci tím, pripraviť kvalitnú prezentáciu, podrobný scenár a zrealizovať generálku, priebeh stretnutia pôjde ako po masle. Ako na samotný priebeh si popíšeme v ďalších dvoch častiach, v ktorých sa dozviete aj to, kedy presne začať, koľko účastníkov sa reálne prihlási a na čo treba myslieť v postprodukcii.

O autorke:

Volám sa Marcela Krajčová a som HR nadšenec. Vzdelaním, profesiou i skúsenosťami sa venujem práve tejto oblasti. Momentálne na plný úväzok dostávam životné lekcie ako mama dvoch detí na materskej. Pôsobím ako People&Culture Manager v spoločnosti Philip Morris Slovakia. Zároveň sa angažujem ako dobrovoľník v komunite HR nadšencov OpenHRForum, kde spoluorganizujem, moderujem a administrujem rôzne online či offline podujatia. Mám za sebou skúsenosti v HR Consultingu, HR Business Partneringu v oblasti Learning&Development, Talent Acquisition, Transformation, Regional & Global Change Management. Baví ma byť aktívna, neustále na sebe pracovať a prinášať pridanú hodnotu pre svoje okolie.