ČASŤ 3: Nastal deň „D“

Predtým ako sa pustíme do popisu dňa „D“, poďme si zrekapitulovať najdôležitejšie body prípravy. Tými sú: definovanie cieľa a publika, určenie termínu, výber a potvrdenie hostí, zostavenie realizačného tímu kde prím hrá moderátor, účelná propagácia, kvalitná technická príprava s výberom vhodnej konferenčnej platformy, vizuálne a obsahovo príťažlivá prezentácia, podrobný scenár a zrealizovaná generálka na dotiahnutie detailov, či vychytanie nedostatkov. Podrobnejšie sú jednotlivé časti popísané v prvej a druhej časti seriálu na pokračovanie.

V tretej časti pokračujeme v popise samotnej realizácie stretnutia a prejdeme si:

• Čo sa oplatí spraviť tesne pred začiatkom oficiálnej časti
• Ako riadiť priebeh stretnutia a čomu venovať zvýšenú pozornosť
• Dôvody prečo skončiť načas

Čo sa deje tesne pred

Na túto chvíľu ste čakali niekoľko dní či týždňov. Jemné šteklenie v žalúdku vám dáva najavo ako dôležité je podať dobrý výkon a nezlyhať. Na hodinkách ukazuje 30 minút do začiatku. Vtedy sa začína pripájať aj zvyšok realizačného tímu. Tento čas je vhodný, aby sa skontrolovalo, či všetko funguje tak ako má. Ide mi prezentácia, fungujú anketové otázky, ak mám v pláne video, je ho dobre vidieť a počuť, vie sa mi spustiť hneď, je zrozumiteľne počuť, vidieť moderátorov a hostí, majú dobré internetové pripojenie? Nám sa párkrát stalo, že niektoré z uvedených bodov dobre nefungovali, a preto sme museli narýchlo hľadať záložné riešenie. Dobrou praxou je tesne pred začiatkom (spravidla 1 hodina) poslať účastníkom emailové pripomenutie s prihlasovacími údajmi. Opäť to dobre zvláda Eventbrite, cez ktorý registrujeme účastníkov. V ňom si vopred pripravíme mailing s automatickým odoslaním na všetkých prihlásených v stanovený čas. Približne desať minút pred stretnutím už máte pripojených prvých účastníkov. Je vhodné ich privítať, informovať kedy sa oficiálne začína a viesť neformálnu diskusiu. Ak je program veľmi nabitý, päť minút pred oficiálnym začiatkom môžete začať poskytovať informácie o programe, hosťoch, moderátoroch, technických aspektoch.

Začíname

Naplno začíname tri minúty po oficiálne stanovenom čase. Treba počítať s tým, že účastníci sa budú postupne pripájať a odpájať. Najviac ich býva približne dvadsať minút po zahájení. Priemerne sa pripojí cca 65 % z registrovaných, preto dlho nečakajte na všetkých. Úvodná časť sa zaháji krátkym privítaním, pomenovaním kľúčových technických detailov, zasadením kontextu, predstavením moderátorov, spustením chatu a krátkou anketovou otázkou (napr. dôvod prihlásenia sa na stretnutie). Ideálne by ste tento blok mali stihnúť do piatich až siedmych minút. Aby ste sa vyhli zbytočným ruchom dajte na „mute“ všetkých účastníkov s inštrukciami ako komunikovať počas stretnutia.

Následne sa pozornosť presúva na program a hostí. V rámci OpenHRForum podujatí si prizývame dvoch hostí, ktorí korešpondujú s vybranou témou (tie sa tvoria na základe aktuálnej situácie a podnetov z komunity). Podľa vopred dohodnutej formy majú pripravenú prezentáciu, alebo moderátor vedie diskusiu, prípadne kombinácia. Ak to umožňuje čas, nasleduje priestor na otázky. Moderátor po celú dobu sleduje dejovú a časovú líniu, čomu môže výrazne dopomôcť detailne vypracovaný scenár. Ten má k dispozícii celý realizačný tím a môže výborne poslúžiť ak na poslednú chvíľu musíte niekoho v tíme zastúpiť. V prípade, že hosť rozpráva dlhšie, je na mieste taktne zasiahnuť a posunúť sa ďalej (napríklad: Máme do konca už len pár minúť, aké by bolo hlavné posolstvo poslednej časti príspevku? Keby ste mohli vypichnúť tri kľúčové body, ktoré by to boli? Pre krátkosť času, mohli by sme vás poprosiť o krátke zhrnutie?). Ak sa aj dostanete do časového sklzu, je dôležité si zachovať nadhľad a nesnažiť sa dokončiť všetko. Detaily a scenár publikum nepozná. Ak máte po hlavnej časti pripravený priestor na diskusiu, môžete sa vrátiť k nedopovedanému a otázkam. Naše stretnutie s názvom Ranná káva s OpenHRForum je rozdelené do dvoch častí – hlavná trvá hodinu a má dvoch hostí. Druhá je v rozsahu pätnástich minút s priestorom na otázky, komentáre a networking, kde vám ostáva približne polovica účastníkov.

Skončiť načas je charakteristika dobrého stretnutia

Pár krát som bola účastníkom stretnutia, ktoré sa predĺžilo aj o pätnásť minút. S pribúdajúcim časom som pociťovala nervozitu nakoľko som potrebovala odísť, len som si nechcela nechať ujsť najzaujímavejšie myšlienky. Stratiť kontrolu nad časom je bežný jav. Táto organizačná nedokonalosť vie pokaziť celkový dojem i napriek značne vynaloženému úsiliu. K času treba byť nekompromisný a dodržiavať stanovený harmonogram. A to aj preto, lebo prvá časť účastníkov sa začína odpájať skôr. Pri zostavovaní časového plánu na to myslite a ukončite vstupy hostí minimálne päť minút pred oficiálnym koncom. Vo zvyšnom čase by ste mali ešte stihnúť zhrnutie, poďakovanie, ak plánujete ďalšie stretnutie tak jeho propagáciu, či iné zaujímavé informácie. Na úplný záver nevynechajte hodnotiacu anketovú otázku (napríklad „Ako by ste ohodnotili dnešné stretnutie?“ s využitím škálovania). Hodnotenie môžete zrealizovať aj po stretnutí, len počítajte s nízkou návratnosťou. Bezprostredná spätná väzba vám dá informácie či stretnutie splnilo účel, aký je predpoklad pritiahnuť účastníkov aj nabudúce a čo je potrebné vyladiť. Zároveň to pridá na profesionalite. Takto vysielate signál účastníkom, že si vážite ich názor.

Máte to úspešne za sebou. Teraz si vyložiť nohy a odpočívať. Ale je na to ten správny čas? Ešte nie?! Veď sme si už takmer všetko povedali v predchádzajúcich častiach! Na to aby ste vaše stretnutie posunuli na vyšší level, pripravila som si pre vás bonus v podobe zvyšných praktických tipov k samotnej realizácii a niekoľko slov k postprodukcii. Tie si budete môcť prečítať v štvrtej, záverečnej časti seriálu na pokračovanie venovanému organizovaniu online stretnutí.

O autorke:

Volám sa Marcela Krajčová a som HR nadšenec. Vzdelaním, profesiou i skúsenosťami sa venujem práve tejto oblasti. Momentálne na plný úväzok dostávam životné lekcie ako mama dvoch detí na materskej. Pôsobím ako People&Culture Manager v spoločnosti Philip Morris Slovakia. Zároveň sa angažujem ako dobrovoľník v komunite HR nadšencov OpenHRForum, kde spoluorganizujem, moderujem a administrujem rôzne online či offline podujatia. Mám za sebou skúsenosti v HR Consultingu, HR Business Partneringu v oblasti Learning&Development, Talent Acquisition, Transformation, Regional & Global Change Management. Baví ma byť aktívna, neustále na sebe pracovať a prinášať pridanú hodnotu pre svoje okolie.