ČASŤ 4: Bonus na záver

V predchádzajúcej časti som sľúbila zopár užitočných tipov pri samotnej realizácii, ktoré nás dostávajú do finále štvordielneho seriálu na pokračovanie, venovanému organizovaniu online stretnutí. V prvej časti sme si povedali, že bez jasného cieľa, definovaných osôb a obsadenia, či účelnej propagácie asi ani nemá zmysel stretnutie organizovať. Druhá časť sa venovala vyladenej technickej stránke, prezentácii, scenáru a generálke. Tretia časť bola o dni “D” a jeho hladkom priebehu. Ak chcete stretnutie ešte viac vyšperkovať, v texte sa dozviete:

• Pár zásad pri používaní chatu
• Uvádzanie hostí môže aj potrápiť
• Ako pracovať s otázkami z publika
• Postprodukcia môže umocniť zážitok
• Zhrnutie na konci stretnutia ukotvuje nadobudnuté informácie

Chat dynamizuje stretnutie a aktivizuje účastníkov. Praktické v jeho používaní je:

• Vie ho obsluhovať aj moderátor, šikovnejšie je mať samostatne vyčleneného človeka – manažéra chatu;
• Aby ste sa presvedčili či sú ľudia plne prítomní a zaktivizovali ich, položte im otázku úplne na začiatku stretnutia (napríklad: „Odkiaľ sa pripájate?“);
• Počas stretnutia vyzývajte účastníkov aby sa pýtali, komentovali a zdieľali svoje skúsenosti;
• Keď sa odvolávate na online stránku, alebo odkaz, kopírujte ich zároveň do chatu;
• Otázky systematizujte a pýtajte sa v určený čas, to isté robte aj so zdieľanými skúsenosťami;
• Ak organizujete viac stretnutí pripravte si vzorové vety, otázky, ktoré len skopírujete do chatu.

Uvádzanie hostí môže byť celkom pekné faux-pas. Aj mne sa stalo, že som bola uvedená ako pani Martina Krajčovičová. Trvalo mi pár sekúnd aby som pochopila, že šlo o mňa a nie ďalšiu osobu. Aby ste predišli podobnej situácii, o hosťovi si pripravte informácie cez ktoré ho uvediete. Urobiť tak môžete rozhovorom s ním, štúdiom odkazov na internete a v médiách (napríklad: Linkedin, články, členstvá v organizáciách a pod.). Prestavenie by malo byť v dvoch, troch vetách s poukázaním na jeho relevantnosť k téme a doplnením o nejakú zaujímavosť, či pikošku. Zreteľne a správne vyslovené meno je podmienka, preto si ho vopred niekoľko krát povedzte nahlas (stres prispieva k častým skomoleninám a nejasnému vysloveniu). Na dotvorenie obrazu o hosťovi je výborným krokom použiť vizuál na slide, tvorený ostrou fotkou, menom, pozíciou a firmou.

Kedy je vhodné dať priestor na otázky? V priebehu stretnutia alebo až na záver? V každom prípade ich treba určite zaradiť. Vnášajú do priebehu dynamiku a vťahujú účastníkov do tvorby obsahu. Je možné zaradiť ich po jednotlivých vstupoch hostí, prípadne na záver stretnutia, kedy už viete kalkulovať so zvyšným časom. Ako dobrý kompromis môže byť kombinácia. Jedna-dve otázky po každom hosťovi a väčší priestor nakoniec. Určite však tento blok plánujte aj vo svojom scenári. Nespoliehajte sa na to, že však nejako to časovo uhráme. Praktické je nechať priestor písať otázky do chatu, prípadne vyzvať účastníkov v stanovený čas na priame položenie. V prípade, že sa otázky obsahovo podobajú je zbytočné ich opakovať. Otázku pokladajte naraz iba jednu (častá chyba je pýtať sa v jednej otázke na viaceré veci, alebo ich podkladať dve až tri naraz), oslobodenú od balastu a vlastného monológu. Vhodná je otázka otvorená, nesugestívna, s uvedením jej autora.

Ak to dáva zmysel a formát to dovoľuje, využívajte záverečné zhrnutie v podobe vypichnutia najdôležitejších myšlienok, posolstiev, ktoré zazneli v priebehu stretnutia (napríklad: zhrnutie z jednej z OHRF Rannej kávy venovanej upskillingu: HR musí upskillovať medzi prvými, aby vedelo pomôcť upskillovať ostatných; dobrý plán je nutná podmienka!; podstatné je do hĺbky chápať biznis a jeho potreby, predovšetkým tie nové a meniace sa; učiace sa skupiny sa kolegov vedia vzdelávanie veľmi podporiť). Je to príjemným obsahovým zakončením, ktoré pomáha ukotviť a lepšie si pamätať nadobudnuté informácie účastníkmi. Jednotlivé krátke body môžete použiť v post produkcii pri vytvorení sumarizačného alebo ďakovného postu a emailu. Zhrnutie môže robiť moderátor, prípadne iná osoba, ktorá sleduje celý obsah. Inou možnosťou je získanie sumarizácie od hostí pred stretnutím v podobe kľúčových bodov, ktoré sa prezentujú na úplnom konci moderátorom. Počas OpenHRForum Rannej kávy je zahrnutie priedelom medzi oficiálnou časťou so štruktúrovaným obsahom a tou neformálnou, venovanou otázkam, zdieľaniu skúseností a networkingu.

Postprodukcia je peknou a zároveň podstatnou bodkou za stretnutím

Máte to úspešne za sebou. Eufória po stretnutí trvá ešte niekoľko hodín, preto si užite endorfíny, ktoré vás zaplavia ak sa vám stretnutie vydarí podľa predstáv. Určite to bude podporené aj dobrou spätnou väzbou od účastníkov, spolu s užitočnými učiacimi sa momentmi. Pokiaľ sa dostanete k plánovaniu ďalšieho stretnutia, je potrebné urobiť ešte pár vecí.

Bezprostredne po skončení podujatia si uložte konverzáciu z chatu (ak používate napr. ZOOM, konverzácia sa vám automaticky neukladá), prípadne archivujte printsceen fotky a výsledky z jednotlivých anketových otázok. Tie môžete využiť v budúcnosti pri práci s účastníkmi, obsahom, alebo použiť na posty. Na umocnenie atmosféry pošlite ďakovný email. Ten by mohol obsahovať poďakovanie za účasť účastníkom, hosťom a moderátorom, prípadne sponzorom, pripomenutie oznamov a výziev (napríklad vyplnenie prieskumu, hodnotenia), zdieľanie sľúbených materiálov alebo zhrnutí, či navnadenie na ďalšie stretnutie. Sociálne siete využite na poďakovanie a kľúčové posolstvá, ktoré dotvorte kolážou s fotkami z podujatia. K ďalším úkonom môže patriť vytvorenie/doplnenie databázy účastníkov ak máte povolenie. Ako posledný bod je práca so spätnou väzbou. V prípade organizovania OpenHRForum online stretnutia ju s tímom realizujeme bezprostredne po jeho skončení  – ostaneme dlhšie po odpojení účastníkov, kde si prechádzame jeho priebeh a hodnotíme, čo zachovať a čo pozmeniť.

Organizovanie online stretnutí nie je z môjho pohľadu žiadna raketová veda. Pri dodržaní popísaných postupov, zásad, nadšenom a v lepšom prípade zohratom tímu ide o veľmi zábavnú o obohacujúcu činnosť. Osobne som sa vďaka online stretnutiam veľa naučila, získala energiu, zaujímavé kontakty, skúsenosti a vedomosti, ktoré som sa snažili spísať v prvej, druhej, tretej a tejto poslednej časti. Každopádne budem držať palce pri organizácii vami plánovaného stretnutia, rada pomôžem ak by bol záujem a budem vďačná za postrehy tých z vás, ktorí takéto podujatia organizujete či absolvujete.

O autorke:

Volám sa Marcela Krajčová a som HR nadšenec. Vzdelaním, profesiou i skúsenosťami sa venujem práve tejto oblasti. Momentálne na plný úväzok dostávam životné lekcie ako mama dvoch detí na materskej. Pôsobím ako People&Culture Manager v spoločnosti Philip Morris Slovakia. Zároveň sa angažujem ako dobrovoľník v komunite HR nadšencov OpenHRForum, kde spoluorganizujem, moderujem a administrujem rôzne online či offline podujatia. Mám za sebou skúsenosti v HR Consultingu, HR Business Partneringu v oblasti Learning&Development, Talent Acquisition, Transformation, Regional & Global Change Management. Baví ma byť aktívna, neustále na sebe pracovať a prinášať pridanú hodnotu pre svoje okolie.